Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for musikforeningen Jazzin´Ribe

Sidst ændret den 25.05.2018

Jazzin’Ribes dataansvar.

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på dataansvarlige.

Jazzin’Ribe er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Behandling af personoplysninger.

Vi behandler følgende personoplysninger.

1) Medlemsoplysninger:

Almindelige personoplysninger:

Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer og mailadresse.                           

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

 2) Oplysninger om undervisere, musikere, lydfolk m.fl.:

Almindelige personoplysninger:

Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og mailadresse

Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

CPR-nummer og eller Cvr. Nr.

Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest.

Her indsamler vi oplysninger fra.

Vi får oplysningerne fra dig.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger.

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger.

At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig.

Behandling efter lovkrav.

Behandling med samtykke.

Formålene:

Behandling af e-mail oplysninger for modtagere af nyhedsbrev:

E-mail adresser deles ikke med andre parter, og opbevares udelukkende med henblik på udsendelse af nyhedsmails. Ved frameldelse af nyhedsbrev, slettes e-mail adressen.

For afmeldelse af nyhedsmails LÆS HER

Behandling af medlemsoplysninger:

Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.

Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.

Administration af din relation til os.

Behandling af oplysninger på undervisere, musikere, lydfolk m.fl.:   

Håndtering af hverv og pligter i foreningen.

Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer.

Opfyldelse af lovkrav

Administration af din relation til os.

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser.

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som: 

Udøvelse af aktiviteter under det ordinære program, Jazz Camp Ribe samt Ribe Jazz Festival.

Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.

Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.

Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.

Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke.

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 18 år.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med aktiviteter sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger.

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som ulønnet bestyrelsesmedlem eller frivillig.

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til [1 år] efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Ulønnede bestyrelsesmedlemmer og frivillige:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til [1 år] efter dit virke er ophørt.

Lønnede/ musikere/lydfolk m.v.:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.

Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i [5 år] efter arbejdet er ophørt.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og lignende, så længe de har historisk værdi.

Behandling af data i forbindelse med online billetsalg

Billetter sælges online via Place2Book. Samarbejdet indbefatter en datebehandlingsaftale. Link til databehandlingsaftale HER

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.

Retten til indsigt i egne personoplysninger.

Retten til berigtigelse.

Retten til sletning.

Retten til begrænsning af behandling.

Retten til udlevering af data i et almindeligt anvendt format.

Retten til indsigelse.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Data-tilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.